Cómo hacer cotizaciones más rápido | Cómo escalar tu negocio con un ERP (4/10)
Por Carlos Zubialde, Consultor de Estrategia en Transformación Digital, Transporte, Ecommerce y Logística
En un contexto de alta competitividad, poder cotizar más rápido y de forma más eficiente puede suponer la diferencia entre lograr captar o mantener un cliente, o perderlo frente a la competencia.
El modelo de tarifas fijas se sigue utilizando todavía por parte de los transitarios, pero el peso de las tarifas spot es mayor, sobre todo desde la aparición del Covid 19, que trastocó todas las cadenas de suministro.
Este cambio supuso que la capacidad de carga de las navieras fluctuara por motivos externos, como el cierre de puertos en China por Covid, por ejemplo, o internos, reduciendo la capacidad para subir el precio del flete.
Sea como sea, la realidad es que, en la actualidad, el transitario se encuentra ante una mayor demanda de precios puntuales, por lo que hacer que las cotizaciones que reciban sus clientes sean las más rápidas puede suponer un mayor porcentaje de éxito en lograr ese embarque.
La rapidez en la cotización es fundamental, pero esta debe de estar unida a otros puntos a los que tenemos que poner mucha atención si queremos mejorar la calidad de estos.
El primer aspecto para mejorar debe de ser la correcta recepción y gestión de las cotizaciones. Es habitual encontrar negocios donde se trabaja con soportes de papel, Excel, PDF o similares.
Contar con una herramienta de gestión integral permite elevar ese control a un nivel mayor. Contando además con la posibilidad de ser integrado con otras plataformas, estas herramientas permiten realizar cotizaciones desde cualquier punto al estar instalado en un sistema Cloud.
Poder cotizar más rápido y de forma más eficiente puede suponer la diferencia entre lograr captar o mantener un cliente, o perderlo frente a la competencia.
Otro aspecto para mejorar está relacionado con el control de las ofertas, así como con los contratos y tarifas vigentes que tenemos con nuestros partners y navieras. Los ERP como Visual Trans permiten mejorar este punto, ya que cuenta con un repositorio documental donde tener todos los costes actualizados en un único sitio de consulta.
Por último, el proceso de facturación cerraría el círculo de la cotización y su gestión. Este punto es muy crítico para muchas empresas transitarias debido a que en el apartado de contabilidad y administración, un buen número de ellas utilizan herramientas distintas a las operativas para realizar la labor de facturación y gestión de cobro.
Garantizar un correcto y automatizado traspaso de los datos de la cotización a un expediente de nuestro ERP es fundamental para eliminar los procesos manuales de cotejo de precios, tanto los costes como los ofertados al cliente.
Esta parte algo más “oculta” de la operativa diaria puede suponer una carga administrativa de mucha importancia, generando una alta ineficiencia en el proceso y una sobrecarga de trabajo.
Simplificar los procesos apoyándose en herramientas y software para transitarios como proporciona los medios para poder realizar cotizaciones más rápidas, así como una gestión posterior automatizada, eliminando ineficiencias y pérdidas de recursos para la empresa.
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